Bij Sigma Data Learning hadden we twee weken geleden een bijzondere editie van onze training "Azure voor BI- en data-specialisten". Twee mensen zouden de training on-site volgen. Ze hadden al aangegeven het erg waardevol te vinden wanneer er ook mensen uit andere organisaties zouden aanhaken. De andere deelnemers wilden graag meedoen, maar wél op afstand!

Nu is recent in het nieuws geweest dat dit één van de grotere uitdagingen is in het middelbaar onderwijs: wanneer er een "knip" is in de klas (een deel is op locatie, een deel volgt online) zorgt dit ervoor dat de "online" groep lastig aangehaakt blijft. Dus we stonden voor een keuze: gaan we de groep in zijn geheel online (danwel op locatie) proberen te krijgen? Of pakken we de handschoen op en doen dit in gemengde vorm?

Je raadt het al: wij kozen voor de uitdaging. Maar hoe dan?

Verschillen tussen online en op locatie trainen

Bij Sigma Data Learning vinden we het belangrijk om hoge kwaliteit trainingen te geven, en hebben we ruime ervaring met zowel trainingen op locatie als remote. En remote trainen vraagt een andere didactische en methodische aanpak dan op locatie: de aandachtsspanne, de mogelijkheden om met non-verbale én verbale communicatie om te gaan, de soort multimedia die je kunt gebruiken zijn allerlei zaken die remote nét even anders werken.

Toen vanwege COVID-19 begin dit jaar een groot deel van onze trainingen zich naar online verplaatste was het voor ons dus ook geen optie om een bestaande training "even via Teams te geven". In plaats daarvan hebben we diverse trainingen opnieuw ontwikkeld voor remote. Bijvoorbeeld de training DAX voor Power BI. Hierin hebben we niet alleen diverse nieuwe werkvormen uitgewerkt en toegepast, maar ook instructies opgenomen en afgemonteerd op video.

Hoe combineer je dan online en op locatie in één training?

Goede vraag. Want als online en op locatie verschillend zijn, is het dan niet beter om ze van elkaar gescheiden te houden? Had gekund natuurlijk. Maar dan hadden de deelnemers een enorme meerwaarde gemist: elkaar. En juist in een training waarbij je leert over een nieuwe cloudomgeving kan het enorm helpen om input te krijgen hoe het in andere organisaties gaat. We krijgen vaak terug dat deze kruisbestuiving onder begeleiding van een trainer met veel ervaring en kennis één van de grote meerwaarden is van onze open-rooster trainingen.

Met slechts een kleine groep wilden we daarom proberen om een mooie, interactieve training neer te zetten. Daarin zagen we de volgende uitdagingen (en oplossingen!)

• Non-verbale communicatie is bij fysiek aanwezige deelnemers duidelijker zichtbaar voor de trainer
• Interactieve momenten voelen vaak onnatuurlijk
• Software is niet ingericht op een hybride situatie

Non-verbale communicatie is bij fysiek aanwezige deelnemers duidelijker zichtbaar voor de trainer

Doordat deelnemers op afstand niet fysiek aanwezig zijn, merken we als trainers de non-verbale communicatie minder snel op. Dat is allereerst is dit een verantwoordelijkheid voor onszelf als trainers. Net als bij een training die volledig remote is moeten wij ons ervan bewust zijn dat de drempel om te reageren hoger is. En dat het soms wat langer duurt voordat mensen zich uitspreken. Daarom vragen we deelnemers dus bewust en expliciet om hun input (en durven daarop te wachten).

We bespreken deze (on)zichtbaarheid vooraf met deelnemers. En het feit dat we er even extra bij stil staan, maakt de drempel wat lager om "in te breken" door iets te zeggen in de remote sessie. In grotere groepen werkt de "raise hand" functionaliteit van bijvoorbeeld Microsoft Teams ook erg goed.

De "op afstand" deelnemers geven we een fysieke plek op locatie. Dit deden we door een grote TV, waar de "remote" deelnemers in beeld zijn. En door goede versterking, zodat deelnemers op afstand ook duidelijk hoorbaar zijn. Het zit ook in de kleinere dingen: Bij het voorstelrondje even een rondje met de camera rond de ruimte om te laten zien hoe ze een plek "aan tafel" hebben.

Interactieve momenten voelen vaak onnatuurlijk

De reden hiervoor is deels technisch (vaak zorgt meeting-software ervoor dat je anderen niet kunt horen als je zelf praat) en deels sociaal: wie heeft het woord nu? Wie heeft de regie?

Wie weleens bij een grotere ledenvergadering met een goede voorzitter geweest is, kent het belang van "het woord verdelen" in een gesprek of discussie wanneer een grote groep mensen met elkaar in gesprek wil. In mijn studententijd maakte ik dit met regelmaat mee: in de Algemene Vergadering gingen meer dan 100 mensen met elkaar in gesprek of discussie, in een vergadering die soms de gehele nacht duurde. Niemand brak zomaar in, maar iedereen vroeg het woord (door te gaan staan) en wie er sprak werd strak verdeeld door de praeses (voorzitter).

Nu zou het natuurlijk lachwekkend zijn om zo'n rigide "woordverdeling" toe te passen in een trainings-setting. Maar als trainers hebben we wel een rol hierin te spelen. Dat is al het geval in een 'normale' training op locatie. Sommige mensen spreken zich constant hardop uit. Anderen moeten wat meer gevraagd worden. Online is dit nog sterker: een deel van de groep heeft nu simpelweg door de techniek een extra achterstand in het "spontaan" uitspreken. Een beetje (bege)leiding in het gesprek is dan erg handig!

Software is niet ingericht op een hybride situatie

Wanneer je met enkele mensen op een locatie bent en anderen willen op afstand aanhaken, dan zijn daar op het gebied van videoconferencing (VC) diverse oplossingen voor die al jaren in boardrooms gebruikt worden. Zij zorgen ervoor dat de vergadertafel min of meer doorloopt in de TV, waar een volgcamera automatisch de sprekers volgt. Lang niet iedereen heeft zulke VC-oplossingen in het thuiskantoor. Wij ook niet. Meestal gebruiken we software als Teams, Zoom, Meet, Adobe Connect of GoToTraining. Deze software is er echter meestal op ingericht met de verwachting dat iedereen op afstand zit.

Hier is hoe wij dit aanpakken:

1. De mensen die remote zitten, loggen op de gebruikelijke wijze in bij de meeting. Voor hen lijkt het zoveel mogelijk op een normale meeting
2. De mensen die op locatie zitten, hebben allemaal hun webcam aan, maar hun geluid en microfoon uit. Dit voorkomt dat je rondzingen en echo's krijgt
3. Op de trainingslocatie hebben we één of meerdere microfoons die het zaalgeluid samenbrengen. Je kunt hier bijvoorbeeld een omnidirectionele microfoon voor gebruiken, die je middenin de zaal neerzet of ophangt. Dit zorgt voor een goede verstaanbaarheid waarin groepsgesprekken prettig werken.
4. De trainer draagt een keel- of borstmicrofoon. Deze gaat samen met de "zaalmicrofoon" in een audiointerface. Bijvoorbeeld een tweekanaals Focusrite, of een meerkanaals mengpaneel met audiointerface. Hierdoor is de trainer altijd goed te verstaan, ook wanneer hij het zaalgeluid uitzet (bijvoorbeeld bij een groepsopdracht)
5. De trainer heeft zowel webcam als audio aan. De audio is aangesloten op luidsprekers zodat de "remote" deelnemers duidelijk hoorbaar zijn voor iedereen.

Is de opzet geslaagd?

Volgens de deelnemers wel! En ook als trainers zijn we erg enthousiast over deze training. In vergelijking met "pure" remote-trainingen voelt dit meer als een training op locatie. Het brainstormen, de gesprekken en werkvormen lijken hier meer op. Tegelijk voelt het voor de remote-deelnemers ook niet gek: iedereen heeft de webcam aan, en van een afstand ziet het er dus net uit als een normale online meeting.

Samengevat komen we op vier punten die volgens ons cruciaal zijn voor een "hybride" training.

1. Ervaring met training. Klinkt logisch, maar met "vijf bullets voor succes" alleen kom je er niet. Een trainer die goede handvatten krijgt voor een hybride training, gaat niet plotseling een goede hybride training neerzetten
2. Bewust zijn van hoe (en waarom) een online training "anders" is. Onderzoek hoe het werkt met de aandachtsspanne. Kijk naar de mogelijkheden van diverse werkvormen en plan die bewust in.
3. Bewust zijn van het verschil in "aanwezigheid" van studenten op afstand. Vraag expliciet(er) bij de individuele deelnemers naar reacties. Vraag veelvuldig om feedback. En maak iedereen ervan bewust dat je dit samen tot een succes maakt.
4. Zorg ervoor dat de techniek meewerkt aan het "samenbrengen". Test dit: hoe maakt iemand vanuit thuis een hybride training mee? Ziet en hoort ze alle deelnemers? En iemand op locatie? Ervaart die alle deelnemers als één groep?

Eigenlijk is het eenvoudig samen te vatten: verplaats je maximaal in de schoenen van de deelnemers.